Политика обработки персональных данных

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных определяет порядок обработки и защиты персональных данных пользователей сайта kosmik.ians.academy, участников конференции, авторов материалов и иных лиц, взаимодействующих с сайтом и организаторами конференции «КоСМиК.ру-2026».

1.2. Оператор персональных данных: АНО «Международная академия естествознания». Контактный адрес по вопросам обработки персональных данных: support@rae.ru.

1.3. Настоящая Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными применимыми нормативными правовыми актами Российской Федерации в области персональных данных.

1.4. Использование сайта kosmik.ians.academy, направление регистрационной формы, обращение по электронной почте, направление материалов для публикации или иное взаимодействие с организаторами конференции означает ознакомление пользователя с настоящей Политикой.

1.5. Если пользователь не согласен с условиями настоящей Политики, он должен воздержаться от передачи персональных данных через сайт, регистрационные формы и иные каналы связи конференции.

2.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу.

2.2. Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

2.3. Оператор — организация, самостоятельно или совместно с другими лицами организующая и осуществляющая обработку персональных данных, а также определяющая цели обработки, состав персональных данных и действия с ними.

2.4. Субъект персональных данных — физическое лицо, к которому относятся персональные данные.

2.5. Сайт — интернет-сайт конференции, размещенный по адресу kosmik.ians.academy.

3.1. посетителей сайта kosmik.ians.academy;

3.2. лиц, заполняющих регистрационную форму участника конференции;

3.3. участников конференции;

3.4. докладчиков;

3.5. авторов и соавторов материалов, направляемых для публикации;

3.6. членов организационного комитета, модераторов, приглашенных экспертов и представителей организаций-партнеров;

3.7. лиц, направляющих обращения по электронной почте или через иные каналы связи;

3.8. технических пользователей, взаимодействующих с сайтом и его сервисами.

4.1. организация и проведение конференции «КоСМиК.ру-2026»;

4.2. регистрация участников конференции;

4.3. формирование списков участников, докладчиков, секций и иных мероприятий конференции;

4.4. информационное и организационное сопровождение участников конференции;

4.5. направление участникам сообщений, связанных с проведением конференции, программой, сроками, публикацией материалов и организационными вопросами;

4.6. прием, учет и рассмотрение материалов, направляемых для публикации;

4.7. подготовка программы конференции, информационных материалов, сборника научных статей и/или коллективной монографии;

4.8. коммуникация с авторами, докладчиками, членами оргкомитета и ответственными лицами;

4.9. размещение на сайте информации о конференции, программе, организаторах, оргкомитете и итоговых материалах;

4.10. обеспечение работы сайта, его безопасности и корректного отображения;

4.11. анализ посещаемости сайта и улучшение его структуры с использованием средств веб-аналитики;

4.12. рассмотрение обращений пользователей;

4.13. исполнение требований законодательства Российской Федерации.

5.1. В зависимости от цели обработки Оператор может обрабатывать следующие персональные данные:

5.1.1. фамилия, имя, отчество;

5.1.2. адрес электронной почты;

5.1.3. номер телефона, если он предоставляется пользователем;

5.1.4. место работы или учебы;

5.1.5. должность;

5.1.6. ученая степень, ученое звание;

5.1.7. город, регион, страна;

5.1.8. сведения об участии в конференции;

5.1.9. тема доклада;

5.1.10. направление или секция конференции;

5.1.11. сведения об авторах и соавторах материалов;

5.1.12. сведения, указанные в статье, разделе, аннотации, заявке, сопроводительном письме или ином направляемом материале;

5.1.13. SPIN-код eLibrary, ORCID, иные научные идентификаторы, если они предоставляются автором;

5.1.14. файлы материалов, направляемых для участия или публикации;

5.1.15. сведения, содержащиеся в электронных письмах и обращениях;

5.1.16. технические данные: IP-адрес, сведения о браузере, типе устройства, операционной системе, времени посещения сайта, просмотренных страницах, источнике перехода, cookie-файлах и иных аналогичных технических идентификаторах.

5.2. Оператор не ставит целью обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой или национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, а также биометрических персональных данных.

5.3. Если пользователь по собственной инициативе указывает такие сведения в направляемых материалах, письмах или иных документах, Оператор обрабатывает их только в объеме, необходимом для рассмотрения соответствующего обращения или материала, либо прекращает их обработку, если такие сведения не требуются для заявленной цели.

6.1. согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных;

6.2. необходимость обработки персональных данных для участия субъекта в конференции, рассмотрения его заявки, доклада или публикационного материала;

6.3. осуществление прав и законных интересов Оператора, организаторов конференции и участников научного мероприятия при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

6.4. исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации;

6.5. обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законодательством либо направленных субъектом для публикации в составе научных, информационных или организационных материалов.

7.1. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением принципов законности, справедливости, ограничения обработки достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

7.2. Обработка персональных данных может осуществляться как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

7.3. Оператор осуществляет следующие действия с персональными данными:

7.3.1. сбор;

7.3.2. запись;

7.3.3. систематизацию;

7.3.4. накопление;

7.3.5. хранение;

7.3.6. уточнение;

7.3.7. извлечение;

7.3.8. использование;

7.3.9. передачу в случаях, предусмотренных настоящей Политикой;

7.3.10. обезличивание;

7.3.11. блокирование;

7.3.12. удаление;

7.3.13. уничтожение.

7.4. Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия для субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, исключительно на основании автоматизированной обработки персональных данных.

7.5. Персональные данные обрабатываются в объеме, необходимом для достижения целей, указанных в настоящей Политике.

7.6. Персональные данные не передаются третьим лицам, за исключением случаев, указанных в настоящей Политике, предусмотренных законодательством Российской Федерации или необходимых для организации конференции и обработки материалов.

8.1. Регистрация на конференцию может осуществляться через внешнюю регистрационную форму, размещенную с использованием сервиса Яндекс Формы или иного аналогичного сервиса.

8.2. При переходе к регистрационной форме пользователь может быть перенаправлен на сайт или сервис третьего лица. Обработка технических данных и данных, вводимых в форму, может осуществляться с учетом правил соответствующего сервиса.

8.3. Данные, указанные пользователем в регистрационной форме, передаются Оператору или уполномоченным лицам, участвующим в организации конференции, и используются для целей регистрации, связи с участником, формирования программы и организационного сопровождения.

8.4. Пользователь самостоятельно принимает решение о заполнении регистрационной формы и передаче персональных данных.

9.1. На сайте kosmik.ians.academy могут использоваться cookie-файлы, localStorage и иные аналогичные технические средства для обеспечения корректной работы сайта, сохранения пользовательских настроек, анализа посещаемости и улучшения структуры сайта.

9.2. На сайте может использоваться сервис Яндекс.Метрика, который применяет cookie-файлы и анонимные идентификаторы браузера для формирования обезличенной статистики посещений.

9.3. Подробная информация о cookie-файлах размещена в Политике использования cookie-файлов.

10.1. Оператор может передавать персональные данные следующим категориям лиц и организаций:

10.1.1. членам организационного комитета конференции;

10.1.2. ответственным лицам, обеспечивающим прием и рассмотрение материалов;

10.1.3. организациям-соорганизаторам и партнерам конференции в объеме, необходимом для проведения мероприятия;

10.1.4. техническим подрядчикам, обеспечивающим работу сайта, почтовых сервисов, хостинга и иных информационных систем;

10.1.5. операторам сервисов регистрации и веб-аналитики;

10.1.6. государственным органам в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

10.2. Передача персональных данных осуществляется только в объеме, необходимом для достижения целей обработки.

10.3. Лица, получающие доступ к персональным данным, обязуются обеспечивать их конфиденциальность и безопасность в пределах применимых требований законодательства и договорных обязательств.

10.4. Оператор не продает персональные данные и не предоставляет их третьим лицам для самостоятельного рекламного использования.

11.1. В рамках подготовки и проведения конференции на сайте, в программе, информационных материалах, сборнике, монографии, пост-релизе или иных итоговых материалах могут размещаться сведения об участниках, докладчиках, авторах и членах оргкомитета.

11.2. К таким сведениям могут относиться:

11.2.1. фамилия, имя, отчество;

11.2.2. ученая степень, ученое звание;

11.2.3. должность;

11.2.4. место работы или учебы;

11.2.5. город, страна;

11.2.6. тема доклада;

11.2.7. название статьи, раздела или иного материала;

11.2.8. сведения об авторстве и соавторстве;

11.2.9. иные сведения, предоставленные субъектом для участия, публикации или размещения в научных и информационных материалах.

11.3. Направляя заявку, доклад, статью, раздел, сведения об авторе или иные материалы для участия в конференции и/или публикации, субъект персональных данных понимает, что соответствующие сведения могут быть использованы в организационных, научных, информационных и издательских целях.

11.4. Оператор не публикует контактные данные участников и авторов, за исключением случаев, когда такие сведения прямо включены автором в материал, предназначенный для публикации, или когда публикация таких сведений необходима для научного издания и соответствует предоставленным материалам.

12.1. Персональные данные обрабатываются не дольше, чем этого требуют цели обработки, указанные в настоящей Политике, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации, договором, согласием субъекта персональных данных или характером научных и издательских материалов.

12.2. Персональные данные, связанные с регистрацией и организационным сопровождением конференции, хранятся в течение срока, необходимого для проведения конференции, подготовки итоговых материалов и обработки возможных обращений.

12.3. Персональные данные, включенные в программу конференции, сборник, монографию, пост-релиз или иные научные и информационные материалы, могут храниться в составе соответствующих архивных, научных и издательских материалов.

12.4. Персональные данные, содержащиеся в переписке, обращениях и направленных материалах, могут храниться в течение срока, необходимого для рассмотрения обращения, защиты прав и законных интересов Оператора, участников конференции и иных лиц.

12.5. По достижении целей обработки или при утрате необходимости в достижении этих целей Оператор прекращает обработку персональных данных и уничтожает их, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации или характером опубликованных научных и информационных материалов.

13.1. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.

13.2. К мерам защиты могут относиться:

13.2.1. ограничение доступа к персональным данным;

13.2.2. определение лиц, имеющих доступ к персональным данным;

13.2.3. использование паролей, средств разграничения доступа и иных технических мер;

13.2.4. контроль доступа к информационным системам;

13.2.5. хранение персональных данных в объеме, необходимом для достижения заявленных целей;

13.2.6. удаление или обезличивание персональных данных при достижении целей обработки;

13.2.7. учет и рассмотрение обращений субъектов персональных данных;

13.2.8. иные меры, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

13.3. Несмотря на принимаемые меры, передача информации через сеть Интернет не может быть полностью защищена от всех возможных рисков. Пользователь самостоятельно принимает меры по обеспечению безопасности своего устройства, электронной почты и учетных записей.

14.1. Субъект персональных данных имеет право:

14.1.1. получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных;

14.1.2. требовать уточнения персональных данных, их блокирования или уничтожения, если данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

14.1.3. отозвать согласие на обработку персональных данных;

14.1.4. требовать прекращения обработки персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством;

14.1.5. обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд;

14.1.6. осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

14.2. Отзыв согласия на обработку персональных данных не влияет на законность обработки, осуществленной до получения такого отзыва.

14.3. Отзыв согласия или требование об удалении персональных данных может повлиять на возможность участия субъекта в конференции, рассмотрения его материалов, включения в программу или получения организационных уведомлений.

14.4. Удаление персональных данных из уже опубликованных научных, архивных, библиографических, издательских и информационных материалов может быть ограничено характером таких материалов и требованиями законодательства.

15.1. Для реализации своих прав субъект персональных данных может направить запрос на адрес электронной почты: support@rae.ru.

15.2. В запросе рекомендуется указать:

15.2.1. фамилию, имя, отчество;

15.2.2. контактный адрес электронной почты;

15.2.3. суть обращения;

15.2.4. сведения, позволяющие идентифицировать участие субъекта в конференции или факт направления материалов;

15.2.5. при необходимости — документы или сведения, подтверждающие полномочия представителя.

15.3. Оператор вправе запросить дополнительную информацию, необходимую для идентификации субъекта персональных данных и проверки обоснованности обращения.

15.4. Оператор рассматривает запросы субъектов персональных данных в сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

15.5. Если запрос касается персональных данных, включенных в научные, издательские, библиографические, архивные или публичные материалы конференции, Оператор рассматривает возможность внесения изменений с учетом характера соответствующих материалов, требований законодательства и прав иных лиц.

16.1. При подтверждении факта неточности персональных данных Оператор уточняет такие данные.

16.2. При выявлении неправомерной обработки персональных данных Оператор принимает меры по прекращению такой обработки.

16.3. При достижении целей обработки персональных данных Оператор прекращает обработку и уничтожает персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации или характером научных, издательских и архивных материалов.

16.4. Уничтожение персональных данных осуществляется способом, исключающим дальнейшую возможность их восстановления, если иное не требуется по закону.

17.1. Оператор не ставит целью трансграничную передачу персональных данных в рамках работы сайта и организации конференции.

17.2. Если в отдельных случаях трансграничная передача персональных данных потребуется в связи с использованием технических сервисов, участием иностранных организаций, публикацией материалов или иными обстоятельствами, такая передача осуществляется только при наличии правовых оснований и с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.

18.1. Конференция и сайт преимущественно ориентированы на совершеннолетних участников, научных работников, преподавателей, специалистов, студентов и иных лиц, участвующих в научной и образовательной деятельности.

18.2. Если персональные данные несовершеннолетнего передаются для участия в мероприятии, конкурсе или публикации, такая передача должна осуществляться самим несовершеннолетним при наличии необходимой дееспособности либо его законным представителем, либо с согласия законного представителя в случаях, когда это требуется законом.

18.3. Оператор вправе запросить подтверждение согласия законного представителя, если это необходимо для обработки персональных данных несовершеннолетнего.

19.1. Оператор вправе изменять настоящую Политику.

19.2. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте, если иное не указано в новой редакции.

19.3. Пользователям рекомендуется периодически знакомиться с актуальной редакцией Политики.

АНО «Международная академия естествознания»

Контактный адрес по вопросам обработки персональных данных: support@rae.ru.